Приобретение малоценных основных средств через подотчетное лицо
Организация может выдавать сотрудникам наличные денежные средства под отчет для приобретения основных средств, запасов, оплаты работ (услуг), на служебную командировку и др.
Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам с контрагентом-юрлицом, то в рамках одного договора эта сумма не может превышать 100 000,00 руб. (указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Произведенные расходы работник подтверждает авансовым отчетом по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией, с приложением к нему подлинников документов, удостоверяющих понесенные расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Авансовый отчет работник должен представить в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход компенсирует работодатель (выдает из кассы или перечисляет на банковский счет работника).
Приобретенные подотчетным работником малоценные основные средства принимаются к учету в порядке, установленном ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 6/2020 с учетом норм, закрепленных в учетной политике организации.
Согласно п. 5 ФСБУ 6/2020 организация может принять решение не применять этот стандарт в отношении активов, характеризующихся признаками, установленными п. 4 стандарта, для учета этих активов в качестве основных средств, но имеющих стоимость ниже лимита, установленного организацией с учетом существенности информации о таких активах. При этом затраты на приобретение, создание таких активов признаются расходами периода, в котором они понесены.
Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, но при наличии соответствующих условий для их признания, а именно на дату передачи приобретенных ценностей подотчетным лицом на склад организации либо на дату утверждения авансового отчета (п. 16, п. 18 ПБУ 10/99).
Если организация не применяет п. 5 ФСБУ 6/2020, которым предусмотрено единовременное списание в расходы стоимости малоценных основных средств, то они учитываются в составе основных средств в общеустановленном порядке согласно положениям ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 6/2020:
первоначальная стоимость основного средства равна сумме капитальных вложений в соответствующий объект (п. 12 ФСБУ 6/2020, п. 18 ФСБУ 26/2020);
капитальные вложения признаются в сумме фактических затрат на приобретение (создание) объекта и его подготовку для использования в запланированных целях (п. 5, п. 9, п. 10 ФСБУ 26/2020);
стоимость малоценного основного средства в этом случае погашается посредством начисления амортизации (п. 27 ФСБУ 6/2020).
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
Расходы по авансовому отчету принимаются к налоговому учету, только если они экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Для целей исчисления налога на прибыль имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью не более 100 000 руб. не является амортизируемым имуществом (п. 1 ст. 256 НК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 257 НК РФ).
Расходы на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и другого имущества, не являющегося амортизируемым имуществом, относятся к материальным расходам. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию или в течение более одного отчетного периода в порядке, определенном организацией с учетом срока использования этого имущества или иных экономически обоснованных показателей (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
По приобретенным материальным ценностям организация может принять входной НДС к вычету в общем порядке при наличии счета-фактуры, предъявленного поставщиком (если на работника выписана доверенность и товары (работы, услуги) приобретаются подотчетным лицом от имени организации) (п. 1, 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).
Вычет НДС в отношении товаров, приобретенных в розничной торговле, без наличия счетов-фактур в НК РФ не регламентирован. Позиция государственных органов по этому вопросу сводится к тому, что вычеты производятся только при наличии счетов-фактур (Письма Минфина РФ от 19.07.2021 № 03-07-11/57329, от 26.03.2019 № 03-07-09/20252, от 12.01.2018 № 03-07-09/634, от 25.08.2017 № 03-07-14/54643, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094).
Принятие приобретенных ценностей к учету отражается документом "Авансовый отчет".
Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам с контрагентом-юрлицом, то в рамках одного договора эта сумма не может превышать 100 000,00 руб. (указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Произведенные расходы работник подтверждает авансовым отчетом по форме № АО-1 или по форме, утвержденной организацией, с приложением к нему подлинников документов, удостоверяющих понесенные расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Авансовый отчет работник должен представить в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У).
Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (перечисляет на расчетный счет организации), перерасход компенсирует работодатель (выдает из кассы или перечисляет на банковский счет работника).
Бухгалтерский учет
Денежные средства, выданные организацией под отчет работникам, расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов, установленным п. 2 ПБУ 10/99, и отражаются в составе дебиторской задолженности.Приобретенные подотчетным работником малоценные основные средства принимаются к учету в порядке, установленном ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 6/2020 с учетом норм, закрепленных в учетной политике организации.
Согласно п. 5 ФСБУ 6/2020 организация может принять решение не применять этот стандарт в отношении активов, характеризующихся признаками, установленными п. 4 стандарта, для учета этих активов в качестве основных средств, но имеющих стоимость ниже лимита, установленного организацией с учетом существенности информации о таких активах. При этом затраты на приобретение, создание таких активов признаются расходами периода, в котором они понесены.
Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, но при наличии соответствующих условий для их признания, а именно на дату передачи приобретенных ценностей подотчетным лицом на склад организации либо на дату утверждения авансового отчета (п. 16, п. 18 ПБУ 10/99).
Если организация не применяет п. 5 ФСБУ 6/2020, которым предусмотрено единовременное списание в расходы стоимости малоценных основных средств, то они учитываются в составе основных средств в общеустановленном порядке согласно положениям ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 6/2020:
первоначальная стоимость основного средства равна сумме капитальных вложений в соответствующий объект (п. 12 ФСБУ 6/2020, п. 18 ФСБУ 26/2020);
капитальные вложения признаются в сумме фактических затрат на приобретение (создание) объекта и его подготовку для использования в запланированных целях (п. 5, п. 9, п. 10 ФСБУ 26/2020);
стоимость малоценного основного средства в этом случае погашается посредством начисления амортизации (п. 27 ФСБУ 6/2020).
Отражение на счетах бухгалтерского учета (проводки):
| № | Дебет счета | Кредит счета | Содержание операции |
| 1 | 71 | 50 (51) | Выданы денежные средства подотчетному лицу |
| 2 | 60 | 71 | Произведена оплата поставщику подотчетным лицом |
| 3.1 | Для малоценных ОС, затраты на приобретение которых признаются расходами периода (п. 5 ФСБУ 6/2020) | ||
| 90.2 | 60 | Учтена в расходах стоимость малоценных основных средств, приобретенных через подотчетное лицо, без учета НДС (при наличии счета-фактуры / БСО или если НДС выделен в чеке отдельной строкой) или с учетом НДС (в других случаях) | |
| 3.2 | Для малоценных ОС, затраты на приобретение которых учитываются в составе основных средств в соответствии с ФСБУ 6/2020 | ||
| 08 | 60 | Учтена в составе капитальных вложений стоимость малоценных основных средств, приобретенных через подотчетное лицо, без учета НДС (при наличии счета-фактуры / БСО или если НДС выделен в чеке отдельной строкой) или с учетом НДС (в других случаях) | |
| 4 | 19 | 60 (76) | Учтена сумма НДС к вычету (при наличии счета-фактуры / БСО или если НДС выделен в чеке отдельной строкой) |
| 5 | 68 | 19 | НДС принят к вычету (при наличии счета-фактуры / БСО) |
| 6 | 91.2 | 19 | НДС к вычету отнесен на расходы (если НДС выделен в чеке отдельной строкой и счет-фактура / БСО отсутствует) |
Налоговый учет
Выдача под отчет денежных средств и возврат их в кассу (на расчетный счет) организации не признается расходом или доходом организации для целей учета налога на прибыль.Расходы по авансовому отчету принимаются к налоговому учету, только если они экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Для целей исчисления налога на прибыль имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью не более 100 000 руб. не является амортизируемым имуществом (п. 1 ст. 256 НК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 257 НК РФ).
Расходы на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и другого имущества, не являющегося амортизируемым имуществом, относятся к материальным расходам. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию или в течение более одного отчетного периода в порядке, определенном организацией с учетом срока использования этого имущества или иных экономически обоснованных показателей (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
По приобретенным материальным ценностям организация может принять входной НДС к вычету в общем порядке при наличии счета-фактуры, предъявленного поставщиком (если на работника выписана доверенность и товары (работы, услуги) приобретаются подотчетным лицом от имени организации) (п. 1, 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).
Вычет НДС в отношении товаров, приобретенных в розничной торговле, без наличия счетов-фактур в НК РФ не регламентирован. Позиция государственных органов по этому вопросу сводится к тому, что вычеты производятся только при наличии счетов-фактур (Письма Минфина РФ от 19.07.2021 № 03-07-11/57329, от 26.03.2019 № 03-07-09/20252, от 12.01.2018 № 03-07-09/634, от 25.08.2017 № 03-07-14/54643, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094).
В программе "1С:Бухгалтерия 8":
Выдача подотчетных сумм работникам отражается документами "Выдача наличных" или "Списание с расчетного счета", возврат неиспользованных подотчетных сумм – документами "Поступление наличных" или "Поступление на расчетный счет"Принятие приобретенных ценностей к учету отражается документом "Авансовый отчет".